Уникальные учебные работы для студентов


Реферат информационные технологии в архивном деле

Информатизация архивного дела 1. Её объект и цели 2. Организация внедрения информационных технологий в архиве 3. Электронный документооборот и его особенности применения в архиве 4. Базы данных в архивном деле 9 Глава 2.

Основные пути создания автоматизированной реферат информационные технологии в архивном деле службы 1. Подпрограммы федеральных программ развития архивного дела 15 Заключение 20 Библиография 22 Введение В настоящее время компьютеры не только выполняют работы, характерные для века информации, систематизируют и хранят данные, в том числе архивные документы, но и осуществляют операции, считавшиеся прежде сферой деятельности человека: Быстрое развитие электронной техники привело к дальнейшему совершенствованию информационных и архивных технологий; многие архивы оснастились персональными компьютерами и настольными издательскими системами; появились новые возможности по обеспечению сохранности архивных документов, обеспечению их обработки использования.

В 1991 году участники международного совещания архивистов, который проходил в Италии г. Масератарассмотрели влияние новых информационных технологий на теорию и практику архивного дела. Целью моей курсовой работы является изучение применения новых информационных технологий в архивном деле. Объектом курсовой работы, в данном случае, будет являться архивное дело, а предметом — реферат информационные технологии в архивном деле информационные технологии их применение в архивном деле.

Тема считается актуальной, так как сейчас архивисты уделяют ей много времени исследуют все проблемы. Её объект и цели.

НИТ в архивном деле

Архивное дело — отрасль деятельности общества государстваохватывающая политические, правовые и практические аспекты хранения и организации использования архивных документов. Под объектом информатизации понимают функции и направления работы архива, которые эволюционируют в результате внедрения современных ИТ. Цели информатизации архивного дела: Избавление труда архивиста от рутинных операций Повышение точности и оперативности учёта документов в архиве Получение сводных статистических данных и осуществления статистического анализа документооборота учреждения, движения документов в ведомственном архиве, анализа эффективности интенсивности использования документов Повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам Обеспечение сохранности документов — создание страхового фонда и фонда пользования на нетрадиционных носителях путём оцифровывания архивных документов сканирования.

Организация внедрения информационных технологий в архиве Для государственных архивов в 1995 году Росархивом была разработана концепция информатизации архивного дела России, на основе которой была создана Программа информатизации на 1997 - 2000 гг.

В соответствии с концепцией предусмотрено создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов. В соответствии с концепцией информатизации архивного дела в государственном архиве целесообразно создание интегрированной интеграционной системы архива, реализованной на унифицированном по отрасли программном обеспечении.

Эта система должна быть многоуровневой и многофункциональной, включать реферат информационные технологии в архивном деле себя описание архивных документов, автоматизированную поддержку учёта м поиска архивных документов; контроль за обеспечением сохранности документов; внедрение списков источников комплектования, учёта использования документов архива. Успешное функционирование информационно-поисковой системы во многом зависит от правильной организации её в архиве.

Разработка и её внедрение осуществляется в несколько этапов: Изучение делопроизводства и документооборота организаций ведомства или направления работы архива, которое подлежит компьютеризации 2. На этом этапе приоритетное значение имеет доскональное знание проектировщиками правил и норм отечественного делопроизводства и архивного дела, а также знание основ технологии баз данных структура БД, таблицы, поля, отчёты и т.

Постановка реферат информационные технологии в архивном деле и технического задания должны быть составлены специалистами службы ДОУ и архива, а реферат информационные технологии в архивном деле службами информационного обеспечения совместно. Техническое задание на внедрение автоматизированной системы архива, формат представленных данных согласуется с Росархивом. Поиск подходящего под определённую задачу программного продукта и фирмы — системного интегратора.

Здесь имеют значение не только затраты на программное обеспечение и технику, но и надёжность выбранного вами приложения, солидность фирмы.

Сколько стоит написать твою работу?

Заключение договора, к которому прилагается техническое задание. Создание, установка и адаптации программы осуществляется программистом или фирмой — системным интегратором — на основе технического задания. Сертифицирование и регистрация программного продукта 7. Архивист может выступать в роли разработчика программ и эксперта программного продукта, он должен быть способен оценить достоинства и недостатки программы с точки зрения архивных технологий, внести предложения по её совершенствованию.

Электронный документооборот Конец ХХ века ознаменовался стремительным развитием компьютерных технологий и вступлением развитых стран в эпоху электронной документации. Давно стали привычными такие понятия, как система управления базами данных, автоматизированная информационно-поисковая система, электронные системы управления предприятием и документооборотом. В условиях бурного развития компьютерных технологий происходит переход аналоговой техники прошлого к электронной цифровой технике будущего.

Вместе с тем, несмотря на быстрое увеличение доли цифровых документов в общем объёме документации, значительное число архивов ещё не принимает сегодня электронные документы на постоянное хранение Реферат информационные технологии в архивном деле настоящее время в экономически реферат информационные технологии в архивном деле странах и в России многие службы, банковские и финансовые реферат информационные технологии в архивном деле принимают первичную информацию только на магнитных носителях.

Электронные документы стали реальностью. Они приобретают всё большее значение в информационном обеспечении общества и со временем станут основными источниками информации при решении многих практических и научных задач.

Восьмидесятые годы стали своеобразным рубежом в развитии электронного документооборота. Компьютеры быстро совершенствовались, а новое программное обеспечение, типа текстовых процессоров и электронных таблиц, сделало их доступными и полезными для широкого круга пользователей. По мере того, как компьютерные приложения всё большее количество административных процедур, производимые ими электронные записи приобретали большее сходство с традиционными документами и меньшее — с числовыми файлами данных.

В этих условиях роль существующих архивов машиночитаемых данных может свестись к передаточному звену между организациями и архивами.

Разработка и внедрение автоматизированных архивных технологий в архивах

Совершенствование методики экспертизы ценности электронных документов — наиболее очевидный результат исследований и дискуссий архивистов разных стран. Однако он лишь косвенно связан с развитием информационных технологий. Без участия архивистов в создании электронных систем делопроизводства уже нельзя обойтись, даже если бы перестали появляться новые компьютерная техника и программные продукты.

С начала 90-х годов популярность приобрела концепция распределённых электронных архивов. Суть её состоит в том, чтобы документы хранились в тех организациях, которые их создали.

Для того чтобы организовать надёжное и постоянное хранение электронных документов, архив должен или реферат информационные технологии в архивном деле в музей устаревающей техники и программных средств, или перевести документы в новые компьютерные системы.

Создание музеев устаревших аппаратных и программных средств периодически обсуждается архивистами, но обычно откладывается как слишком дорогой проект, так как реферат информационные технологии в архивном деле не только приобретения и поддержания в рабочем состоянии разнообразной техники и компьютерных программ, но и содержания штата уникальных специалистов-техников. Независимо от модели организации электронных архивов реалии современного компьютерного мира меняют представление об их вспомогательном значении в административно-управленческой практике.

Архивы перестают быть просто физическим местом средоточия информации. Они накапливают опыт административных, финансовых и юридических условий хранения использования информации, вмешиваются в разработку компьютерных систем и стандартов электронных данных.

От того, насколько успешно архивы справятся со своими новыми обязанностями, зависят не только возможности историков ХХ1 века объективно судить о нашем времени, но и способность общества адаптироваться к кардинальным изменениям информационной среды.

Базы данных в архивном деле В архивном деле в основном применяется технология баз данных, а также другие информационные технологии оцифрование документов, сетевые технологии и т. Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учётные информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

  • Электронные документы стали реальностью;
  • Создание, установка и адаптации программы осуществляется программистом или фирмой — системным интегратором — на основе технического задания;
  • Объектом курсовой работы является архивное дело;
  • Методология использования информационной технологии.

Служат для обработки статистических массивов — учёта документов и дел в архиве, учёта использования, контроля за обеспечение сохранности и т. Они предназначены для определения количества документов в единицах учёта единица хранения и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения.

Учётные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному многофункциональному принципу. Эта категория базы данных служит для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве.

Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее сложной задачей. Они бывают трёх типов: При создании отдельной информационной системы в ведомственном архиве учреждения вся работа по вводу данных выполняется архивистами.

Поэтому Росархив рекомендует автоматизированный справочный аппарат реферат информационные технологии в архивном деле архива формировать на основе информационно-поисковой системы, создаваемой в текущем делопроизводстве организации и прежде всего таких её элементов, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы и др. Однако есть одно существенное препятствие, мешающее использованию в поисковой работе архива электронной делопроизводственной картотеки.

Дело в том, что основным классификатором данных в делопроизводстве является номенклатура дел организации, которая переутверждается каждый год. Это заставляет архивистов хранить массив данных за каждый год. Запланированные показатели по объёму БД в Основных направлениях развития архивного дела в РФ2 [2;93] Год 1999 2000 2001 2002 Учётные БД 157,7 169,9 415,8 314,6 Информационно-поисковые БД 386,4 337,9 442,6 829,1 Для эффективного ведения использования БД, организации распределенных БД, обмена файлами и сообщениями, коллективной подготовки документов и реферат информационные технологии в архивном деле.

Основные направления использования современных информационных технологий в ДОУ и архивном деле

Поддержку работоспособности ПО ЛВС, совместимости с ним приложений и БД, ведение реферат информационные технологии в архивном деле доступа осуществляет администратор сети, как правило, работник структурного подразделения, на которое возложена организация применения информационных технологий в архиве.

Доступ работников архива к БД организуется в соответствии с их обязанностями и полномочиями. Доступ регулируется системой парольной защиты компьютеров информационных массивов.

В этом режиме функции ввода и редактирования данных, добавления и удаления записей недоступны. Доступ пользователей к БД по составу и содержанию документов архива осуществляется с терминалов, обеспеченных соответствующей парольной защитой, расположенных, как правило, в читальном зале архива. Базы данных, созданные архивом, подлежат государственной регистрации реферат информационные технологии в архивном деле установленном порядке.

Архив ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний базы метаданных. В обязательные реквизиты базы метаданных входят в название учитываемой базы. Её объем измеряется в мегабайтах, характеристика содержания информации, перечень источников данных, крайние даты документов, информация о которых введена в учитываемую БД, даты начала и завершения БД или отметка о продолжающемся вводеформат представления данных, правовой статус БД, полный перечень полей БД с их идентификаторами, спецификацией и пояснениями по их содержанию.

В ряде архивов внедряются БД, позволяющие не просто вести учёт документов в организациях — источниках комплектования, но и создавать паспорт архива организации в автоматизированном режиме. Москвы; в Государственном архиве Амурской и Тульской областей. Первая часть пакета служит для получения реферат информационные технологии в архивном деле сведений об учреждении, реферат информационные технологии в архивном деле согласовании и утверждении нормативно-методических документов положения об архиве и экспертной комиссии, инструкции по делопроизводству, номенклатуры делсведений о проверках, об упорядочении передаче дел в архив.

Вторая часть пакета позволяет составить статистический паспорт ведомственного архива, хранящего управленческую и научно-техническую документацию. Основные пути создания автоматизированной информационной службы Развитие информационного обслуживания архивных учреждений на современном этапе определяется общим процессом информатизации. Этого можно реферат информационные технологии в архивном деле при грамотном решении следующих задач: Планирование информационного наполнения автоматизированной информационной службы с учётом реального потребителя определение требований к составу информации и целей информирования организации технологии сбора информации и ведения информационных массивов использование эффективных технологий непрерывного обновления информации в оперативных информационных массивах выполнение требований технико-программной совместимости в рамках комплекса используемых информационных технологий постоянное тобновление применяемых информационных технологий маркетинг предлагаемых потребителю информационных продуктов и услуг, рекламирование автоматизированной информационной службы.

Автоматизированная информационная служба — совокупность информационных массивов, объединённых общностью решаемых задач. Вторая версия этой программы представляет собой интегрированную информационную систему, соединяющую в себе функции учётных информационных справочников на уровне фонда, а также предоставляющую сведения о наличии и состоянии дел для обеспечения их сохранности.

С помощью данной программы архивисты получили возможность создавать в автоматизированном режиме основной документ централизованного государственного учёта. Третья, дополненная версия программы позволяет получить и распечатать также документы внутреннего учёта архива. Программа прекрасно работает в сети, имеет современный графический интерфейс. Программа призвана решить задачу компьютеризации учёта документов в масштабе отрасли и создать единую систему централизованного государственного учёта.

Согласно данным Росархива, к 2000 г. Программа внедряет не только в архивах, но и в Государственном историческом музее. Программа предполагала реализацию конкретных задач в области научных и методических работ, кадрового обеспечения, организационных и практических работ по информатизации архивного дела.

Планировалось также создание гипертекстовой базы данных по методическому обеспечению деятельности архивов проведение работ по защите информации в архивах подготовка и повышение квалификации архивных кадров в области информатизации архивного дела. К настоящему времени в её реализации достигнуты значительные результаты. Так, в области создания единой правовой базы информатизации большое значение имели разработка, и начало внедрения нового издания Основных правил работы архивов организаций и Основных правил работы государственных архивов 2002 г.

Информатизации работы архива с традиционными документами посвящены разделы Основных правил работы государственных архивов об учётных БД, автоматизированном НСА и организации применения реферат информационные технологии в архивном деле технологий в архиве.

VK
OK
MR
GP